9 tiltak som kan få restauranten ut av underskudd

Underskudd i restaurant handler sjelden om én feil.

Det handler ofte om mange små lekkasjer.

Litt for høy varekost. Litt for mye svinn. Litt feil bemanning. Litt for lav menypris. Litt for mange bord som står tomme når de kunne vært solgt.

Her er 9 konkrete tiltak du kan starte med for å tette lekkasjene og få restauranten nærmere overskudd.

Innhold

1. Finn ut hvor underskuddet faktisk kommer fra
2. Regn på faktisk vareforbruk
3. Tett avviket mellom teoretisk og faktisk food cost
4. Reduser svinn før du kutter kvalitet
5. Pris menyen på kroner, ikke bare prosent
6. Fjern eller juster retter som ikke bidrar nok
7. Planlegg bemanning etter salg, ikke magefølelse
8. Øk ordreverdien uten å presse gjesten
9. Utnytt kapasiteten bedre før du jakter flere gjester

1. Finn ut hvor underskuddet faktisk kommer fra

Ikke start med å kutte tilfeldig.

Start med å finne lekkasjen.

Et underskudd kan komme fra varekost, lønn, svinn, feil prising, lav kapasitet, lav ordreverdi eller for dyre salgskanaler.

Ofte er det en kombinasjon.

Gjør dette først:

• Hent omsetning eks. mva
• Hent vareforbruk
• Hent lønnskost
• Hent antall gjester eller ordre
• Hent snittordre
• Hent de største varegruppene
• Se på utviklingen måned for måned

Bruk gjerne Prime Cost kalkulatoren som første sjekk.

Prime cost viser hvor mye av omsetningen som går til de to største kostnadsdriverne i restaurantdrift:

• Varekost
• Lønnskost

Hvis prime cost er for høy, må du ikke gjette.

Du må finne ut om problemet ligger i råvarer, bemanning eller begge deler.

2. Regn på faktisk vareforbruk

Mange restauranter ser på innkjøp og tror de ser varekost.

Det gjør de ikke.

Innkjøp er bare hva du har kjøpt.

Vareforbruk er hva du faktisk har brukt.

Derfor bør du regne COGS:

Startlager + innkjøp - sluttlager = faktisk vareforbruk

Det er dette tallet som viser om råvarene faktisk blir til salg.

Bruk COGS kalkulatoren til å se:

• Faktisk vareforbruk
• COGS %
• Bruttomargin
• Avvik mot forventet food cost

Tiltak:

• Tell lager fast hver uke eller måned
• Del opp lageret i hovedgrupper
• Følg spesielt med på kjøtt, fisk, alkohol, emballasje og dyre råvarer
• Sammenlign faktisk vareforbruk mot salget i perioden

Du kan ikke forbedre varekost hvis du ikke måler faktisk vareforbruk.

3. Tett avviket mellom teoretisk og faktisk food cost

Teoretisk food cost er hva maten burde kostet.

Faktisk food cost er hva den faktisk kostet.

Forskjellen mellom de to er ofte der pengene forsvinner.

Eksempel:

Du har kalkulert menyen til 31 % food cost.

Regnskapet viser 38 %.

Da har du ikke bare et “varekostproblem”.

Du har et avviksproblem.

Mulige årsaker:

• Porsjonene blir større enn oppskriften
• Innkjøpsprisene har økt
• Svinnet er høyere enn antatt
• Rettene selges med feil pris
• Råvarer brukes uten at de registreres riktig
• Personalmat, retur og feilproduksjon blir ikke synliggjort

Bruk Food Cost Variance kalkulatoren for å finne avviket i kroner og prosentpoeng.

Tiltak:

• Oppdater oppskrifter med dagens innkjøpspriser
• Kontroller porsjonsstørrelser
• Registrer svinn daglig
• Sjekk at POS-prisene stemmer med menyen
• Sammenlign faktisk salgsmiks mot kalkylene

Det er ikke nok at kalkylen ser bra ut.

Den må stemme med virkeligheten.

4. Reduser svinn før du kutter kvalitet

Det er lett å tenke at lavere kost betyr billigere råvarer.

Det kan være feil sted å starte.

Ofte ligger gevinsten i bedre kontroll, ikke dårligere kvalitet.

Svinn kan komme fra:

• Overproduksjon
• Feilbestillinger
• For store porsjoner
• Dårlig rullering på lager
• Råvarer som går ut på dato
• Retter som selger dårlig
• Manglende prep-plan

Bruk Svinnkalkulatoren til å regne på hva svinnet faktisk koster per måned og år.

Det gjør problemet konkret.

Tiltak:

• Registrer svinn per varegruppe
• Skill mellom matsvinn, feilproduksjon og ukurans
• Lag prep-lister basert på faktisk salg
• Følg med på varer med kort holdbarhet
• Sett maks produksjonsnivå før rolige dager
• Bruk “først inn, først ut” som fast rutine

Små prosentpoeng kan gi store beløp.

Spesielt når varekost allerede er høy.

5. Pris menyen på kroner, ikke bare prosent

Mange priser retter med én tanke:

“Food costen må være lav nok.”

Det er viktig.

Men det er ikke nok.

En rett med lav food cost kan fortsatt gi for lite dekningsbidrag i kroner.

Og det er kroner som betaler husleie, strøm, systemer, administrasjon og lønn.

Eksempel:

Rett A har 22 % food cost, men gir 42 kr i dekningsbidrag.

Rett B har 34 % food cost, men gir 118 kr i dekningsbidrag.

Hvilken hjelper mest på resultatet?

Ofte rett B.

Bruk Menypris kalkulatoren til å regne på:

• Råvarekost
• Tilberedningslønn
• Emballasje
• Kortgebyr eller provisjon
• MVA
• Mål-food cost
• Ønsket dekningsbidrag

Tiltak:

• Sett minimum dekningsbidrag per rett
• Regn pris eks. mva før du vurderer pris inkl. mva
• Ikke la konkurrentens pris være eneste styring
• Bruk menypris som et intervall, ikke én fasit
• Øk pris der gjesten faktisk tåler det

Du skal ikke bare selge mat.

Du skal selge mat med nok bidrag.

6. Fjern eller juster retter som ikke bidrar nok

Ikke alle retter fortjener plass på menyen.

Noen selger lite.

Noen binder mye prep.

Noen gir lav margin.

Noen skaper svinn.

Noen tar tid på kjøkkenet uten å gi nok tilbake.

Bruk Meny-margin kalkulatoren til å analysere lønnsomhet per rett og menygruppe.

Se spesielt på to ting:

• Dekningsbidrag per rett
• Volum per rett

En rett som selger mye med dårlig margin kan skade resultatet mer enn du tror.

En rett som selger lite kan også være lønnsom hvis den har høy margin, lav kompleksitet og lav svinnrisiko.

Tiltak:

• Del menyen inn i vinnere, utfordrere og tapere
• Øk prisen på populære retter med for lav margin
• Fjern retter med lavt salg og høyt svinn
• Bytt råvarer der kvaliteten kan beholdes
• Gjør dyre retter mer lønnsomme med tilvalg
• Plasser lønnsomme retter bedre i menyen

Menyen er ikke bare en liste over retter.

Den er et økonomisk styringsverktøy.

7. Planlegg bemanning etter salg, ikke magefølelse

Lønn er ofte den største kontrollerbare kostnaden etter varekost.

Men målet er ikke bare å kutte timer.

Målet er å bruke riktige timer på riktig tidspunkt.

For lav bemanning kan gi dårlig service, tregere bordvending, svakere mersalg og dårligere gjesteopplevelse.

For høy bemanning spiser marginen.

Bruk Vaktbudsjett kalkulatoren før vaktplanen settes.

Den hjelper deg å regne om forventet omsetning og lønnskostmål til:

• Timebudsjett
• Antall vakter
• Reell timekost med sosiale kostnader
• Avvik mellom plan og mål

Bruk også Salg per arbeidstime kalkulatoren og CPLH kalkulatoren som kryss-sjekk.

Tiltak:

• Lag vaktplan basert på forventet salg per dagpart
• Bruk historiske salgstall fra samme ukedag
• Juster bemanning etter vær, booking og lokale hendelser
• Skill mellom åpning, rush, rolig periode og stenging
• Følg opp salg per arbeidstime ukentlig
• Ikke bruk samme bemanning på ulike dager bare fordi det er enkelt

Bemanning skal følge trykket i restauranten.

Ikke kalenderen alene.

8. Øk ordreverdien uten å presse gjesten

Du trenger ikke alltid flere gjester for å bedre resultatet.

Noen ganger trenger du litt høyere ordreverdi.

Det kan være mer lønnsomt enn å fylle restauranten med flere bord.

Bruk Gjennomsnittlig ordreverdi kalkulatoren til å se hva små økninger per ordre betyr over tid.

Tiltak:

• Lag tydelige tilvalg på populære retter
• Selg sideretter som faktisk passer retten
• Gjør drikkeforslag mer synlige
• Bruk menyer og kombinasjoner med god margin
• Tren servitørene på konkrete anbefalinger
• Selg dessert og kaffe tidligere i gjestereisen
• Gjør takeaway-tillegg enkle å velge

Dette skal ikke føles aggressivt.

Det skal føles hjelpsomt.

“Vil du ha fries?” er salg.

“Den burgeren passer best med parmesanfries og aioli” er veiledning.

9. Utnytt kapasiteten bedre før du jakter flere gjester

Mange restauranter prøver å løse underskudd med mer markedsføring.

Det kan fungere.

Men først bør du sjekke om du bruker kapasiteten godt nok.

Hvis du allerede har etterspørsel i rush, kan problemet være flyt.

Ikke trafikk.

Se på:

• Bordtid
• No-show
• Bookingintervaller
• Hvor lenge bord står tomme mellom reservasjoner
• Betalingsflyt
• Takeaway-kapasitet
• Flaskehalser i kjøkkenet

Bruk relevante kapasitetskalkulatorer:

• Bordvending kalkulator
• RevPASH kalkulator
• Bordtidsavvik kalkulator
• Booking No-Show kalkulator
• Depositum kalkulator
• Terminaler per kasse kalkulator

Tiltak:

• Juster bordtid i bookingsystemet etter faktisk bordtid
• Reduser tomrom mellom reservasjoner
• Bruk depositum eller bookinggaranti på risikotidspunkt
• Ha tydeligere rutiner for senkansellering
• Fjern betalingskø i rush
• Flytt takeaway-bestillinger til egen kanal der marginen er bedre
• Bruk RevPASH for å se hvor mye stolene faktisk tjener per time

Flere gjester hjelper lite hvis systemet ikke klarer å håndtere dem lønnsomt.

Hvor bør du starte?

Start med tallene som påvirker mest:

1. Prime cost
2. Faktisk vareforbruk
3. Food cost-avvik
4. Svinn
5. Menypris og dekningsbidrag
6. Bemanning mot salg
7. Kapasitet og ordreverdi

Ikke prøv å fikse alt på én gang.

Velg ett område.

Mål det.

Sett inn tiltak.

Følg opp etter 2 til 4 uker.

Hvis restauranten går med underskudd, trenger du ikke panikk.

Du trenger kontroll.

Og kontroll starter med å vite hvor pengene faktisk forsvinner.