9 ting du må gjøre etter at du har installert et nytt kassesystem

Det nye kassesystemet er installert.

Produktene ligger inne. Terminalene er koblet til. Kvitteringsskriveren virker.

Da er du ferdig, ikke sant?

Ikke helt.

En vellykket installasjon betyr bare at systemet fungerer teknisk. Du vet fortsatt ikke om menyen er riktig bygget, bongene havner på riktig sted, rapportene stemmer eller de ansatte klarer å bruke systemet når køen vokser.

Det er dette du må finne ut før neste travle vakt.

Her er de ni viktigste stegene du bør ta etter at du har installert et nytt kassesystem.

Kort oversikt

1. Kontroller hele produktoppsettet
2. Test ordreflyten fra start til slutt
3. Kontroller betaling og oppgjør
4. Gi ansatte riktig tilgang
5. Tren teamet på ekte situasjoner
6. Kjør en realistisk stresstest
7. Kontroller rapporter og regnskapsflyt
8. Lag rutiner for feil og nedetid
9. Følg opp systemet etter de første ukene

1. Kontroller hele produktoppsettet

Ikke stol på at alt er riktig fordi menyen ser riktig ut ved første øyekast.

Små feil i produktoppsettet blir raskt store driftsproblemer.

En vare kan ha feil pris. En annen kan ha feil MVA. En tredje kan sende bong til baren i stedet for kjøkkenet.

Gå derfor gjennom menyen systematisk.

Kontroller:

• produktnavn og beskrivelser
• priser og MVA-behandling
• produktgrupper og undergrupper
• varianter og størrelser
• tilvalg og obligatoriske spørsmål
• rabatter og kampanjer
• hvor hver vare skal produseres
• hvilke varer som skal skrives ut på kvitteringen
• om utgåtte produkter fortsatt er synlige

Test også hvordan menyen fungerer for den ansatte.

De mest solgte produktene bør være raske å finne. Produkter som ofte bestilles sammen, bør ligge naturlig i samme arbeidsflyt.

Et produkt kan være korrekt registrert og samtidig ligge på feil sted.

Målet er ikke bare en riktig meny.

Målet er en rask meny.

2. Test ordreflyten fra start til slutt

En bestilling skal ikke bare kunne registreres.

Den skal komme riktig frem.

Legg derfor inn testordrer som følger hele reisen fra gjesten bestiller til maten leveres og betalingen avsluttes.

Test minst disse situasjonene:

• vanlig bestilling ved bordet
• bestilling med flere serveringer
• takeaway
• delt regning
• flytting av varer mellom gjester
• flytting av et bord
• annullering av en vare
• retur og korrigering
• rabatt på én vare
• rabatt på hele regningen
• utskrift av mellomregning og sluttkvittering

Følg deretter ordren fysisk.

Kom drikken til riktig bar?

Kom hovedretten til riktig kjøkkenstasjon?

Fikk kjøkkenet informasjon om allergier og tilpasninger?

Kom varene i riktig rekkefølge?

Et moderne kassesystem binder sammen kasse, bar, kjøkken, betaling og rapportering. En feil tidlig i flyten kan derfor påvirke flere deler av driften samtidig.

Har du kjøkkenskjermer, må du også kontrollere at hver vare vises på riktig skjerm og kan sendes videre mellom produksjonsstasjonene.

3. Kontroller betaling og oppgjør

At terminalen godkjenner én testbetaling, er ikke nok.

Du må teste de betalingsmåtene og situasjonene restauranten faktisk bruker.

Gjennomfør testbetalinger med:

• vanlig kortbetaling
• kontaktløs betaling
• kontanter dersom dere tar imot det
• gavekort
• delbetaling
• tips
• tilbakebetaling
• annullering
• betaling fra håndholdt enhet
• betaling ved flere kassapunkter samtidig

Kontroller deretter at beløpene vises riktig i kassen, på terminalen, på kvitteringen og i rapportene.

Sjekk også hvem som skal gjøre dagsoppgjøret, hvordan avvik registreres og hvor ansatte finner X-rapport og Z-rapport.

Kassasystemet skal støtte dokumentasjonen virksomheten trenger. Derfor bør du kontrollere Skatteetatens regler for kassasystem og avklare med leverandøren hvordan rapportene håndteres i den løsningen du har valgt.

Har du flere kassapunkter, bør du også vurdere kapasiteten i rush. Terminaler per kasse-kalkulatoren kan hjelpe deg å undersøke om antallet terminaler passer betalingsvolumet.

4. Gi ansatte riktig tilgang

Alle ansatte trenger ikke tilgang til alt.

En servitør må kunne registrere ordre, flytte bord og ta betalt. Det betyr ikke nødvendigvis at servitøren skal kunne endre priser, opprette rabatter eller åpne alle rapporter.

Bygg tilgangene rundt roller.

Det kan for eksempel være:

• servitør
• bartender
• kjøkkenansvarlig
• skiftleder
• restaurantsjef
• administrator

Bestem hvem som kan:

• gi rabatt
• slette eller annullere varer
• gjennomføre retur
• åpne kasseskuffen
• endre priser
• redigere produkter
• se dagsomsetning
• hente rapporter
• avslutte dagen
• administrere andre brukere

Bruk personlige brukere eller individuelle koder der systemet støtter det.

Da kan du se hvem som har gjort hva. Det gjør opplæring, oppfølging og avvikshåndtering enklere.

Unngå én felles lederkode som alle kjenner.

Den er praktisk helt til du må finne ut hvem som godkjente en rabatt eller annullerte et salg.

5. Tren teamet på ekte situasjoner

En rask gjennomgang av knappene er ikke opplæring.

De ansatte må øve på situasjonene de møter i service.

La dem registrere ekte bestillinger fra menyen. Be dem dele regninger, flytte bord, legge inn allergiinformasjon og rette feil.

Treningen bør dekke:

• åpning av vakt
• registrering av ordre
• bruk av tilvalg og meldinger
• sending til bar og kjøkken
• endring av en sendt ordre
• bordflytting
• deling av regning
• ulike betalingsmåter
• retur og annullering
• avslutning av vakt
• hva de gjør når noe ikke fungerer

Tren ansatte i rollen de faktisk skal ha.

Kjøkkenet trenger ikke lære administrasjon av rapporter. Restaurantsjefen bør derimot forstå både serviceflyten, oppgjøret og rapporteringen.

Lag gjerne en kort intern sjekkliste med de vanligste oppgavene.

Den bør være konkret:

«Slik flytter du et bord» er bedre enn «Bordhåndtering».

«Slik retter du en vare som allerede er sendt til kjøkkenet» er bedre enn «Korrigering».

Målet er at de ansatte kan løse vanlige situasjoner uten å stoppe service eller ringe support.

6. Kjør en realistisk stresstest

Testsystemer virker nesten alltid når én person legger inn én bestilling.

Det interessante er hva som skjer når flere ansatte bruker systemet samtidig.

Kjør derfor en simulert rushperiode før dere blir avhengige av løsningen.

La flere ansatte:

• åpne og redigere bord samtidig
• sende ordre til kjøkken og bar
• ta betalt på flere terminaler
• dele regninger
• flytte varer
• skrive ut kvitteringer
• registrere takeaway
• bruke håndholdte enheter i hele lokalet

Se etter forsinkelser, dobbeltregistreringer, utskriftsproblemer og uklare arbeidsflyter.

Test også dekningen der de ansatte faktisk jobber.

Kassen kan fungere perfekt ved disken, mens den håndholdte enheten mister kontakt på uteserveringen.

Et stabilt restaurantnettverk er en forutsetning for at kasser, terminaler, printere og håndholdte enheter skal fungere sammen.

Ikke avslutt testen når teknologien virker.

Spør de ansatte hvor de nølte.

Det er ofte der du finner de neste forbedringene.

7. Kontroller rapporter og regnskapsflyt

Rapportene blir ikke riktige bare fordi salgene er registrert.

De blir riktige når produkter, betalingsmåter, MVA, varegrupper, kontoer og integrasjoner er satt opp riktig.

Etter de første testene bør du kontrollere:

• omsetning per varegruppe
• MVA-fordeling
• betalingsfordeling
• tips
• rabatter
• returer
• annulleringer
• kontantbeholdning
• avvik
• omsetning per ansatt eller kassapunkt

Sammenlign noen konkrete salg med rapportene.

Registrer for eksempel én matrett, én drikkevare, én rabatt og to betalingsmåter. Kontroller deretter hvor beløpene havner.

Har du regnskapsintegrasjon, bør regnskapsføreren delta i testen.

Be regnskapsføreren bekrefte:

• at kontoene er riktig koblet
• at MVA behandles riktig
• at oppgjør kan avstemmes
• at tips håndteres på ønsket måte
• at eksporten inneholder nødvendig informasjon
• at overføringen skjer til riktig selskap og avdeling

Det er bedre å oppdage en feil etter ti testsalg enn etter én måned med drift.

Bruk også rapportene aktivt fra starten. Sanntidsinnsikt og detaljert rapportering har liten verdi dersom ingen har ansvar for å kontrollere tallene.

8. Lag rutiner for feil og nedetid

Noe kommer til å gå galt.

En printer mister kontakten. En terminal går tom for strøm. Internett faller ut. En ansatt glemmer koden sin.

Problemet er ikke at feil oppstår.

Problemet er at ingen vet hva de skal gjøre.

Lag en enkel beredskapsplan som svarer på:

• Hvem kontakter vi først?
• Hvor finner vi kundenummer og supportinformasjon?
• Hva gjør vi hvis internett går ned?
• Hva gjør vi hvis én kasse stopper?
• Kan en annen enhet overta?
• Hva gjør vi hvis en terminal ikke virker?
• Hvordan håndterer vi bestillinger dersom kjøkkenskriveren stopper?
• Hvordan dokumenterer vi salg og betalinger under et avbrudd?
• Hvem følger opp når problemet er løst?

Plasser kontaktinformasjon og korte instrukser der de ansatte finner dem.

Ikke gjem beredskapsplanen i en perm på kontoret dersom feilen oppstår i baren en lørdagskveld.

Gå også gjennom rutinen med teamet.

En plan ingen har øvd på, er bare et dokument.

9. Følg opp systemet etter de første ukene

Installasjonsdagen viser om systemet starter.

De første ukene viser om oppsettet fungerer.

Sett derfor opp faste gjennomganger etter første dag, første uke og første måned.

Etter første dag bør du se etter akutte feil:

• varer som mangler
• feil priser
• bonger som havner feil
• betalingsproblemer
• ansatte som ikke kommer inn
• funksjoner som skaper kø

Etter første uke bør du se etter mønstre:

• knapper ansatte bruker mye tid på å finne
• unødvendige steg i ordreflyten
• vanlige feilregistreringer
• rabatter som brukes feil
• rapporter som ikke stemmer med forventningen
• funksjoner teamet fortsatt ikke forstår

Etter første måned bør du vurdere om systemet støtter driften slik det var ment.

Se på:

• gjennomsnittlig ordreverdi
• salgsmiks
• rabatter og returer
• betalingstid
• produktivitet
• kjøkkenflyt
• rapportbruk
• behov for mer opplæring

Ikke bygg workarounds rundt et dårlig oppsett.

Når ansatte begynner å bruke lapper, egne koder eller manuelle rutiner ved siden av systemet, bør du finne årsaken og rette den.

Du valgte et kassesystem som passer driften din.

Nå må oppsettet utvikles sammen med driften.

Installasjonen er starten, ikke målet

De fleste stopper når kassen, printeren og terminalen virker.

Det er for tidlig.

Et nytt kassesystem skaper først verdi når menyen er riktig, ordreflyten er testet, teamet er trygt og rapportene kan brukes til å styre restauranten.

Start med én fullstendig testordre.

Følg den fra kassen til kjøkkenet, videre til betaling og helt inn i rapportene.

Finner du en feil, retter du den før neste ordre.

Det er slik du gjør en teknisk installasjon om til bedre restaurantdrift.