Derfor taper restauranter penger før de oppdager det

Månedsrapporten kan være helt korrekt.

Og samtidig komme altfor sent.

Når varekosten har økt, lønnstimene har løpt fra omsetningen eller rabattene har sklidd ut, hjelper det lite å oppdage problemet flere uker etter at vaktene er jobbet og råvarene er brukt.

Da leser du historien om restauranten.

Du styrer den ikke.

I dette innlegget får du en enkel rapporteringsrytme:

• Daglig for salg og bemanning
• Ukentlig for varekost og Prime Cost
• Månedlig for resultatregnskap og kvalitetssikring
• Ett tydelig ansvar for hvert nøkkeltall

Det farlige er ikke bare avviket

Et avvik blir sjelden dyrt fordi det oppstår én gang.

Det blir dyrt fordi det får fortsette.

Tenk deg en restaurant med 2 millioner kroner i månedlig omsetning.

Varekosten skulle vært 30 prosent, men ligger reelt på 32 prosent.

Det er et avvik på 2 prosentpoeng.

Med 2 millioner kroner i omsetning tilsvarer det 40 000 kroner på én måned.

Oppdager du avviket etter første uke, har du kanskje rukket å tape rundt 10 000 kroner. Oppdager du det først etter månedsavslutningen, kan hele beløpet allerede være borte.

Dette er et forenklet regneeksempel. Det forutsetter jevn omsetning gjennom måneden og at avviket ligger stabilt på 2 prosentpoeng.

Poenget er ikke at alle avvik kan fjernes umiddelbart.

Poenget er at prisen på et problem ofte bestemmes av hvor sent du ser det.

Tre måter å drive restauranten på

De fleste restauranter styres i praksis på én av tre måter.

Reaktiv drift

Her venter ledelsen på månedsrapporten.

Regnskapet blir ferdig.

Tallene gjennomgås.

Noen ser at varekosten var for høy, lønnskostnaden steg eller bruttofortjenesten falt.

Problemet?

Vaktene er allerede jobbet.

Varene er allerede kjøpt inn.

Prisene er allerede brukt.

Rabattene er allerede gitt.

Rapporten kan forklare hva som skjedde, men den kan ikke endre måneden som gikk.

Forutseende drift

Her følger ledelsen utviklingen mens måneden pågår.

Gårsdagens salg og arbeidstimer gjennomgås daglig.

Vareforbruk, lagerbevegelser og Prime Cost vurderes ukentlig.

Månedsrapporten brukes fortsatt, men mest til å bekrefte eller korrigere bildet ledelsen allerede har.

Du trenger ikke perfekte ukestall for å oppdage at noe går feil vei.

Du trenger tall som er gode nok til å vise retningen.

Handlingsstyrt drift

Her gjør tallene mer enn å beskrive situasjonen.

De utløser en bestemt handling.

Når forventet omsetning faller, justeres vaktplanen før vakten starter.

Når salget av en rett øker, oppdateres produksjonsplanen før kjøkkenet går tomt.

Når faktisk varekost beveger seg bort fra teoretisk varekost, undersøkes porsjoner, innkjøpspriser, feilslag og svinn samme uke.

Tallene forteller ikke bare hva som skjedde.

De forteller hvem som skal gjøre hva.

Daglig: Følg salg og bemanning

Den daglige oppfølgingen skal være rask.

Du trenger ikke et stort møte eller en omfattende rapport.

Du trenger et kort bilde av gårsdagen og et tydelig blikk på dagen som kommer.

Følg minst:

• Omsetning mot budsjett
• Omsetning per dagdel
• Antall gjester eller ordrer
• Omsetning per gjest eller ordre
• Arbeidstimer
• Lønnskost mot plan
• Rabatter, krediteringer og feilslag
• Uvanlige utsolgt-situasjoner eller forsinkelser

Tallene bør sammenlignes med noe.

Et tall uten sammenligning sier lite.

Se derfor mot:

• Budsjettet
• Samme ukedag forrige uke
• Samme periode i fjor
• En sammenlignbar dag med lignende vær, arrangement eller bookingnivå

Målet er ikke å forklare hvert lite utslag.

Målet er å fange signalene som krever handling.

Falt omsetningen fordi det kom færre gjester?

Eller brukte hver gjest mindre?

Ble lønnskostnaden høy fordi teamet var overbemannet?

Eller fordi omsetningen sviktet?

Ble kjøkkenet stående med for mange timer etter siste bestilling?

Det er spørsmål du kan gjøre noe med før neste vakt.

Ukentlig: Følg varekost og Prime Cost

Varekost er vanskeligere å styre daglig.

Innkjøp kommer på ulike dager.

Lageret brukes over tid.

Fakturaer kan mangle.

Svinn blir ikke alltid registrert med en gang.

Derfor passer en ukentlig rytme bedre.

Start med å følge:

• Innkjøp i kroner
• Lagerbevegelse
• Faktisk vareforbruk
• Teoretisk varekost
• Avvik mellom teoretisk og faktisk varekost
• Svinn
• Endringer i leverandørpriser
• Lønnskostnaden for samme periode
• Prime Cost

Prime Cost er summen av varekost og lønnskost.

Det gjør tallet nyttig.

En lav varekost hjelper lite dersom bemanningen er for tung.

En god lønnskost hjelper lite dersom porsjonene er ute av kontroll.

Ved å se kostnadene samlet oppdager du om den operative driften beveger seg i riktig retning.

Bruk gjerne Prime Cost-kalkulatoren for å se varekost og lønnskost samlet, og for å beregne hva små forbedringer kan bety i kroner.

Den ukentlige gjennomgangen bør avsluttes med konkrete spørsmål:

Hva endret seg?

Hvor oppsto avviket?

Hvem undersøker det?

Hva skal gjøres før neste uke?

Når skal effekten kontrolleres?

Uten disse spørsmålene blir ukesrapporten bare en mindre versjon av månedsrapporten.

Månedlig: Bruk resultatregnskapet til å kontrollere helheten

Månedsrapporten er fortsatt viktig.

Den skal bare ikke være første gang du oppdager problemene.

Resultatregnskapet gir et mer komplett bilde fordi flere fakturaer, periodiseringer og kostnader har kommet med.

Bruk månedsrapporten til å kontrollere:

• Omsetning
• Varekost
• Lønnskost
• Prime Cost
• Bruttofortjeneste
• Husleie og andre faste kostnader
• Driftsresultat
• Avvik mot budsjett
• Avvik mot tidligere perioder
• Om ukesrapportene traff det endelige resultatet

Her bør du også følge med på hvilke nøkkeltall som endrer seg fra uke til uke, måned til måned og kvartal til kvartal.

Dersom månedsrapporten viser et stort avvik som ingen hadde sett i de daglige eller ukentlige tallene, har du funnet et hull i rapporteringsrutinen.

Da er ikke løsningen bare å forklare avviket.

Du må finne ut hvorfor signalet ikke ble fanget tidligere.

Et dashboard uten eier blir bare pynt

Mange restauranter har tilgang til mer data enn de bruker.

Kassesystemet har rapporter.

Bemanningssystemet har timer.

Lagersystemet har innkjøp og vareforbruk.

Regnskapssystemet har kostnader og resultat.

Likevel kan avvikene fortsette.

Årsaken er ofte enkel:

Ingen eier tallet.

Det holder ikke at «ledelsen» følger lønnskostnaden.

Én person må ha ansvar for å hente tallet, vurdere avviket og starte riktig handling.

En enkel ansvarsfordeling kan se slik ut:

Eier eller daglig leder

Setter målene.

Bestemmer hvilke avvik som krever handling.

Følger utviklingen i omsetning, Prime Cost og resultat.

Restaurantsjef

Følger den daglige utviklingen.

Vurderer salg, gjester, arbeidstimer og lønnskost.

Justerer driften før neste vakt eller uke.

Kjøkkensjef

Eier oppskrifter, porsjoner, produksjon og innkjøpsnøyaktighet.

Undersøker avvik mellom teoretisk og faktisk varekost.

Følger opp svinn og endringer i råvarepriser.

Regnskapsfører eller økonomiansvarlig

Sikrer at tallene er korrekt bokført og periodisert.

Kontrollerer at månedsrapporten gir et riktig bilde.

Hjelper ledelsen å skille mellom et driftsavvik og et bokføringsavvik.

Ansvar betyr ikke at personen må løse alt alene.

Det betyr at alle vet hvem som skal reagere når tallet beveger seg feil vei.

Bestem avviksgrensene på forhånd

Du bør ikke vente til rapportmøtet med å avgjøre om et tall er alvorlig.

Definer grensene før avviket oppstår.

Eksempel:

• Omsetning mer enn 10 prosent under dagsbudsjett skal forklares
• Lønnskost over ukesmålet skal gi ny vurdering av kommende vakter
• Varekost mer enn 1 prosentpoeng over målet skal undersøkes
• Uvanlig vekst i rabatter eller krediteringer skal kontrolleres samme dag
• Prime Cost over restaurantens eget mål skal gi en konkret tiltaksplan

Dette er bare eksempler.

Riktige grenser avhenger av konsept, sesong, volum og hvor stabile tallene normalt er.

Det viktige er at teamet vet når et avvik skal observeres, og når det skal utløse handling.

Rapporteringen må ende i en beslutning

Et godt dashboard er ikke det samme som god styring.

Du kan ha live data, flotte grafer og automatiske rapporter uten at noe endrer seg.

Rapporteringen har først verdi når den fører til en beslutning.

Hver gjennomgang bør derfor ende med fire ting:

1. Hva er avviket?
2. Hva tror vi er årsaken?
3. Hvem gjør noe med det?
4. Når kontrollerer vi effekten?

Eksempel:

Varekosten ligger 1,8 prosentpoeng over målet.

Kjøkkensjefen undersøker de fem mest solgte rettene, nye innkjøpspriser og registrert svinn.

Oppskrifter og porsjoner kontrolleres før fredag.

Avviket vurderes på nytt etter neste lagertelling.

Nå har tallet fått en eier, en handling og en frist.

Det er styring.

Start med denne enkle rytmen

Du trenger ikke bygge et avansert kontrollsystem fra første dag.

Start enkelt.

Hver dag:

Se på salg, gjester, ordreverdi, arbeidstimer og avvik fra vaktplanen.

Hver uke:

Se på vareforbruk, svinn, lønnskost og Prime Cost.

Hver måned:

Kontroller det fullstendige resultatet og vurder om de daglige og ukentlige signalene traff.

Hold rapportene korte.

Bruk de samme tallene hver gang.

Gi hvert tall en navngitt eier.

Og avslutt alltid med en beslutning.

Det viktigste tallet er det du rekker å handle på

Det er lett å tro at bedre restaurantdrift handler om flere rapporter.

Det gjør det ikke.

Det handler om å se riktig tall tidlig nok.

Dagstallene hjelper deg å justere driften.

Ukestallene hjelper deg å kontrollere de største variable kostnadene.

Månedsrapporten bekrefter helheten.

Spør deg selv:

Hva er det eldste tallet du tok en beslutning på denne uken?

Dersom svaret er forrige måneds resultatrapport, styrer du sannsynligvis restauranten gjennom bakspeilet.

Flytt ett nøkkeltall frem i tid denne uken.

Gi det en eier.

Og bestem på forhånd hva dere skal gjøre når det beveger seg feil vei.