Høye lønnskostnader? Derfor kan færre ansatte gjøre problemet verre

Det raskeste du kan gjøre for å forverre et bemanningsproblem, er ofte å kutte bemanningen.

Det høres feil ut.

Men i restaurantdrift er det sjelden lønnskostnaden alene som er problemet.

Problemet er ofte at bemanningen ikke følger etterspørselen.

Dette skal vi gå gjennom

I dette innlegget ser vi på:

• Hvorfor lønnskostnad i prosent kan lure deg
• Hvorfor færre timer ikke alltid gir bedre resultat
• Hvordan produktivitet påvirker lønnskostnaden
• Hvilke tall du bør følge i stedet
• Hvordan du bruker omsetning per arbeidstime i praksis

Myten: «Lønnskostnaden er for høy, så vi må kutte timer»

Dette er en av de vanligste reaksjonene når tallene ser dårlige ut.

Lønnskostnaden er høy.

Så man kutter timer.

Salget er lavt.

Så man sender folk hjem.

Det føles kontrollert.

Du gjør noe.

Du tar grep.

Men spørsmålet er ikke bare hvor mange timer du bruker.

Spørsmålet er om timene brukes på riktig tidspunkt.

For en restaurant kan ha for høy lønnskostnad uten å ha for mange ansatte totalt.

Den kan bare ha ansatte på feil tidspunkt.

Problemet er ikke alltid lønn

La oss si at en restaurant har stabil gjestesnitt.

Samme meny.

Samme priser.

Samme lønnssatser.

Likevel varierer produktiviteten kraftig fra dag til dag.

Da er det sannsynligvis ikke menyprisingen som er hovedproblemet.

Det er heller ikke nødvendigvis lønnssatsen.

Problemet ligger i hvordan bemanningen treffer etterspørselen.

Et enkelt eksempel:

• 88 gjester med 15 arbeidstimer
• 38 gjester med 11 arbeidstimer
• 23 gjester med 9 arbeidstimer
• 66 gjester med 14 arbeidstimer

Her ser du problemet med en gang.

Timene endrer seg litt.

Men gjestene endrer seg mye.

Det betyr at restauranten nesten bemanner likt, selv om etterspørselen er helt forskjellig.

Det er klassisk bemanningsglidning.

Hva er bemanningsglidning?

Bemanningsglidning skjer når vaktplanen sakte mister koblingen til faktisk trafikk.

Det starter ofte uskyldig.

Man legger vaktplan basert på vane.

«Vi pleier å ha tre på gulvet på lørdag.»

«Kjøkkenet trenger alltid to fra klokken 14.»

«Vi kan ikke være færre enn dette.»

Noen ganger stemmer det.

Andre ganger gjør det ikke det.

Og hvis du ikke måler produktiviteten per dag og daypart, blir det vanskelig å se forskjellen.

Da ser du bare én ting:

Lønnskostnaden er for høy.

Men du ser ikke hvorfor.

Lønnskostnad er et resultat, ikke en spak

Dette er viktig.

Lønnskostnad i prosent er ikke selve spaken.

Det er resultatet av flere ting som virker sammen.

De tre viktigste er:

• Lønn: hva du betaler per time
• Salg: hvor mye gjestene legger igjen
• Produktivitet: hvor mange gjester eller kroner teamet håndterer per arbeidstime

De fleste ser først på lønn.

Kan vi kutte timer?

Kan vi bruke billigere ansatte?

Kan vi fjerne en person fra vakten?

Men lønn er ofte den vanskeligste spaken å flytte.

Og hvis du kutter timer uten å forbedre produktiviteten, risikerer du å gjøre alt verre.

Servicen blir svakere.

Ventetiden øker.

De flinke ansatte blir slitne.

Gjestene kjøper mindre.

Og til slutt faller omsetningen.

Da kan lønnskostnaden i prosent faktisk bli høyere, selv om du har kuttet timer.

Det du egentlig bør måle

I stedet for å bare spørre «hvor høy er lønnskostnaden?», bør du stille bedre spørsmål.

Start med disse:

• Hvor mange gjester håndterer vi per arbeidstime?
• Hvor mye omsetning skaper vi per arbeidstime?
• Hvilke dager er overbemannet?
• Hvilke dayparts skaper avvik?
• Hvilke roller driver kostnaden opp?
• Når faller produktiviteten?
• Når går teamet for hardt?

Her er en enkel måte å tenke på:

Hvis lønnskostnaden er høy, men omsetning per arbeidstime også er høy, har du ikke nødvendigvis et bemanningsproblem.

Hvis lønnskostnaden er høy og omsetning per arbeidstime er lav, har du et presisjonsproblem.

Da må du se på vaktplan, roller, åpningstid, prep, produksjon og trafikkmønster.

Bruk omsetning per arbeidstime som kontrolltall

Omsetning per arbeidstime er et av de enkleste nøkkeltallene å bruke.

Formelen er enkel:

Omsetning delt på arbeidstimer.

Eksempel:

Hvis du omsetter for 48 000 kr og bruker 80 arbeidstimer, har du 600 kr i omsetning per arbeidstime.

Hvis du neste uke omsetter for 42 000 kr og bruker 82 timer, faller tallet til 512 kr per arbeidstime.

Da har du ikke bare lavere salg.

Du har også svakere produktivitet.

Det er her en omsetning per arbeidstime kalkulator er nyttig.

Ikke fordi kalkulatoren gir deg fasiten alene.

Men fordi den gjør det enklere å sammenligne dager, uker og vakter på samme måte.

Ikke mål hele dagen samlet hvis problemet skjer i perioder

En vanlig feil er å se på hele dagen under ett.

Men restaurantdrift skjer i bølger.

Lunsj kan være effektiv.

Ettermiddag kan være død.

Middag kan være travel.

Sen kveld kan være dyr.

Hvis du bare ser på totalsummen, skjuler du problemet.

Derfor bør du dele opp dagen.

For eksempel:

• Før åpning
• Lunsj
• Mellomperiode
• Middag
• Sen kveld
• Stenging

Da ser du hvor timene faktisk forsvinner.

Kanskje lunsjen går bra.

Kanskje problemet er to timer mellom lunsj og middag.

Kanskje kjøkkenet starter prep for tidlig.

Kanskje stengerutinen tar for lang tid.

Kanskje du har for mange på vakt etter at trafikken faller.

Dette finner du ikke ved å bare se på lønnskostnad i prosent.

Færre timer er ikke alltid bedre

Det finnes selvfølgelig dager hvor du bør kutte timer.

Men timer må kuttes riktig.

Ikke flatt.

Ikke tilfeldig.

Ikke som panikk.

Å kutte én time på feil sted kan skade mer enn det hjelper.

Eksempel:

Du fjerner én servitør i middagsrush fordi lønnskostnaden er høy.

Resultatet?

• Bord blir sittende lenger
• Gjestene bestiller færre runder
• Takeaway venter lenger
• Ansatte blir stresset
• Flere feil skjer
• Tips og mersalg faller

Du sparer kanskje 250 kr i lønn.

Men mister 2 000 kr i salg.

Da var ikke kuttet lønnsomt.

Det var dyrt.

Den bedre metoden: bemann etter etterspørsel

Målet er ikke lavest mulig bemanning.

Målet er riktig bemanning.

Det betyr at vaktplanen bør følge forventet trykk.

Ikke vane.

Ikke følelse.

Ikke «slik vi alltid har gjort det».

Se på historikken.

Finn mønstrene.

Sammenlign:

• Ukedag mot ukedag
• Time mot time
• Vær og sesong
• Bookingnivå
• Takeaway og nettbestilling
• Kampanjer
• Arrangementer
• Ferier og helligdager

Deretter lager du vaktplan basert på forventet behov.

Ikke bare basert på åpningstid.

Tre tall du bør følge hver uke

Du trenger ikke starte avansert.

Start med tre enkle tall.

1. Lønnskostnad i prosent

Dette tallet viser hvor stor del av omsetningen som går til lønn.

Det er fortsatt viktig.

Men det må ikke stå alene.

Hvis du bare bruker dette tallet, kan du ende opp med å kutte timer der du egentlig burde øke salget.

2. Omsetning per arbeidstime

Dette viser hvor effektivt teamet skaper omsetning.

Det er ofte et bedre driftstall enn lønnskostnad alene.

Bruk det per dag.

Enda bedre: bruk det per daypart.

Da ser du hvor produktiviteten faller.

3. Gjester per arbeidstime

Dette viser hvor mange gjester teamet håndterer per time.

Det er spesielt nyttig hvis gjestesnittet er stabilt.

Hvis gjester per arbeidstime faller, men lønnssats og priser er like, peker det mot bemanning, trafikk eller flyt.

Hva et godt system bør hjelpe deg med

Et godt restaurantoppsett bør gjøre dette enklere.

Ikke vanskeligere.

Du bør kunne se:

• Omsetning per dag og time
• Arbeidstimer per dag og time
• Lønnskostnad mot budsjett
• Gjester per arbeidstime
• Salg per ansatt
• Avvik mellom planlagte og faktiske timer
• Forskjell mellom ukedager
• Forskjell mellom lunsj, middag og kveld

Enda bedre blir det når kasse, personal, booking, nettbestilling og analyse henger sammen.

Da kan du forstå hvorfor tallene endrer seg.

Ikke bare at de endrer seg.

Eksempel: samme lønn, ulikt resultat

Tenk deg to søndager.

Søndag A:

• 90 gjester
• 12 arbeidstimer
• Høyt tempo
• God flyt
• Sterk omsetning per arbeidstime

Søndag B:

• 35 gjester
• 11 arbeidstimer
• Rolig drift
• Mye venting
• Lav omsetning per arbeidstime

Lønnssatsen er lik.

Menyen er lik.

Teamet er likt.

Men resultatet blir helt forskjellig.

Hvorfor?

Fordi bemanningen ikke traff etterspørselen likt.

Det er derfor produktivitet er så viktig.

Hva du bør gjøre i stedet for å kutte blindt

Neste gang lønnskostnaden ser høy ut, ikke start med å kutte timer.

Start med diagnose.

Gjør dette:

• Del omsetningen per dag
• Del arbeidstimene per dag
• Regn ut omsetning per arbeidstime
• Se på gjester per arbeidstime
• Sammenlign samme ukedag over flere uker
• Finn dayparts med lav produktivitet
• Se om bemanningen følger trafikken
• Juster vaktplanen basert på mønsteret

Først da vet du hvor du faktisk bør gjøre endringer.

Når bør du faktisk kutte timer?

Du bør kutte timer når dataen viser at kapasiteten ikke trengs.

For eksempel:

• Du har lav trafikk på samme tidspunkt flere uker på rad
• Omsetning per arbeidstime er konsekvent lav
• Ansatte har mye dødtid
• Prep kan flyttes til roligere eller billigere tidspunkt
• Stengerutiner kan effektiviseres
• Du har overlapp mellom roller uten tydelig behov

Da er kutt riktig.

Men det er ikke panikkutt.

Det er presisjonskutt.

Det er stor forskjell.

Når bør du ikke kutte timer?

Du bør være forsiktig med å kutte timer når problemet egentlig er salg, flyt eller kapasitet.

For eksempel:

• Kjøkkenet er flaskehalsen
• Bordene snur for sakte
• Takeaway skaper kaos i rush
• Servitørene rekker ikke mersalg
• Gjester venter for lenge
• Ansatte hopper mellom for mange roller
• Opplæringen er for svak

I disse tilfellene kan færre timer gjøre problemet verre.

Du sparer litt lønn.

Men taper mer i omsetning, kvalitet og gjesteopplevelse.

Den viktigste lærdommen

Høy lønnskostnad betyr ikke automatisk at du har for mange ansatte.

Det kan bety at du har feil bemanning til feil tid.

Det kan bety at salget er for lavt.

Det kan bety at produktiviteten svinger.

Det kan bety at vaktplanen følger vane, ikke etterspørsel.

Derfor må du måle mer enn lønnskostnad i prosent.

Du må måle hvordan lønn, salg og produktivitet henger sammen.

Oppsummering

Myten er enkel:

«Lønnskostnaden er høy, så vi må kutte timer.»

Sannheten er mer presis:

Du må forstå hvorfor lønnskostnaden er høy før du gjør noe.

Start med omsetning per arbeidstime.

Se på gjester per arbeidstime.

Del opp dagen.

Finn avvikene.

Juster vaktplanen basert på etterspørsel, ikke vane.

Det er slik du får kontroll på lønnskostnaden uten å ødelegge servicen som skaper omsetningen.