Kiosk i restaurant: Dette utstyret må du ha for at selvbetjening skal fungere

Det er lett å tenke at en selvbetjent kiosk er én stor touchskjerm med en betalingsterminal på siden.

Det er bare starten.

Når gjesten trykker «betal», må ordren videre til riktig prep-stasjon. Kjøkkenet må vite hva som skal lages. Servitøren eller den som står på utlevering må vite når hele ordren er ferdig. Og gjesten må vite når maten kan hentes.

Hvis én av disse delene mangler, flytter kiosken ofte bare køen.

Fra kassen til kjøkkenet.

Eller fra kjøkkenet til pickup.

I denne guiden går jeg gjennom utstyret jeg mener et godt kiosk-oppsett bør bestå av, og spesielt den skjermen mange glemmer.

Den korte versjonen

Et komplett kiosk-oppsett kan se slik ut:

1. Selvbetjent kiosk med touchskjerm
2. Integrert betalingsterminal
3. Stabilt nettverk og strøm
4. KDS på relevante prep-stasjoner
5. Egen KDS for servitør eller utlevering
6. Pickupskjerm mot gjestene
7. En løsning for fjernstyring og support

I tillegg bør du ha en plan for avvik, refusjoner og hva de ansatte gjør dersom en enhet går ned.

Det viktige er ikke antallet skjermer.

Det viktige er at bestillingen beveger seg gjennom restauranten uten at ansatte må gjenskape informasjon manuelt.

1. Kiosken er bare stedet der ordren starter

Selve kiosken trenger først og fremst en kommersiell touchskjerm eller annen maskinvare som tåler å stå tilgjengelig for gjester gjennom hele åpningstiden.

Gjesten skal kunne:

• finne produkter raskt
• velge varianter og tilvalg
• se hele handlekurven
• betale
• få et ordrenummer eller annen tydelig bekreftelse

Kiosken bør være koblet direkte til samme meny og ordreflyt som resten av restauranten.

Det er viktig.

Hvis ansatte må vedlikeholde én meny i kassen og en annen i kiosken, får du før eller senere forskjellige priser, utsolgte produkter som fortsatt kan bestilles eller tilvalg som mangler.

I et Munu-oppsett kan Munu Kiosk kobles til POS, betaling og kjøkkenflyten. Dermed kan menyendringer og ordre håndteres i samme system i stedet for at kiosken blir en separat øy.

Men når betalingen er gjennomført, begynner den mest interessante delen.

2. Betalingsterminalen må være laget for kioskbruk

Kiosken må kunne ta betaling uten at en ansatt trenger å gripe inn i hver transaksjon.

Det betyr at betalingsterminalen bør være egnet for selvbetjent bruk og monteres slik at gjesten intuitivt forstår hvor kort eller mobil skal brukes.

En betalingsterminal beregnet for ubetjente miljøer er noe annet enn å ta en vanlig håndholdt terminal og feste den til siden av en skjerm.

Tenk også på plassering.

Gjesten skal kunne nå terminalen naturlig uten å bøye seg, strekke seg eller blokkere skjermen.

Og terminalen må være en del av kioskflyten.

Beløpet skal gå direkte fra bestillingen til betaling. Når betalingen er godkjent, skal ordren sendes videre automatisk.

Ingen skal taste beløpet på nytt.

3. KDS på prep-stasjonene sender riktig jobb til riktig sted

Nå har gjesten bestilt.

La oss si ordren inneholder:

• cheeseburger
• pommes frites
• milkshake

Det betyr ikke nødvendigvis at én person skal lage alt.

Burgeren kan gå til grill.

Pommes frites til frityr.

Milkshaken til en egen drikkestasjon.

Her kommer KDS inn.

Et godt Munu KDS kan sende relevante produkter til riktig produksjonsstasjon og samtidig holde oversikt over status og tid.

Det er hele poenget med prep-KDS.

Grill trenger ikke se alt restauranten lager.

De trenger å se det de faktisk skal produsere.

Frityren trenger det samme.

Drikkestasjonen også.

Jo større meny og høyere volum du har, desto viktigere blir dette.

Har du bare én liten produksjonslinje, kan én skjerm være nok.

Har du flere stasjoner, bør skjermstrukturen følge hvordan kjøkkenet faktisk jobber.

Hvis du vil gå dypere i hvordan et moderne KDS fungerer i praksis, har jeg skrevet en egen guide om det.

4. KDS for servitøren eller utleveringen er skjermen jeg ikke ville droppet

Dette er kanskje den viktigste skjermen i et kiosk-oppsett.

Og den er lett å glemme.

Prep-skjermene forteller kjøkkenet hva de skal lage.

Men noen må også vite når hele bestillingen er ferdig.

Gå tilbake til cheeseburgeren, pommes fritesen og milkshaken.

Grill markerer burgeren som ferdig.

Det betyr ikke at ordre 128 er klar.

Frityren kan fortsatt ha 45 sekunder igjen.

Milkshaken kan fortsatt stå i kø.

Derfor bør den som pakker eller leverer ut maten ha sin egen KDS-visning.

Denne skjermen skal ikke først og fremst være en produksjonsskjerm.

Den skal være en samleskjerm for hele ordren.

Her bør den ansatte kunne se:

• hvilke ordre som er under produksjon
• hvilke deler av ordren som er ferdige
• hva som fortsatt mangler
• hvilke ordre som nå er komplette
• hvilken ordre som skal ut neste gang

Først når alle delene er ferdige, skal ordren gå videre til «klar».

Det skaper en tydelig overgang mellom produksjon og utlevering.

Uten denne skjermen ender ansatte fort med å rope mellom stasjonene:

«Mangler vi fries på 128?»

«Er shaken til 134 ferdig?»

«Hvem tok burgeren som stod her?»

Da har du digitale prep-skjermer, men fortsatt analog koordinering.

Det er derfor jeg mener KDS hos servitør eller utlevering bør være en fast del av kiosk-oppsettet.

5. Pickupskjermen forteller gjesten hva som skjer

Når ordren er komplett, må informasjonen videre til gjesten.

Her kommer pickupskjermen inn.

Dette er skjermen gjestene ser mens de venter.

Den kan for eksempel vise ordrenummer som:

• er under produksjon
• er klare for henting

Det høres enkelt ut.

Det er nettopp derfor den fungerer.

Uten pickupskjerm må noen rope ordrenummer, navn eller produkter gjennom restauranten.

Det fungerer når du har tre ventende gjester.

Det fungerer dårligere når du har 25.

En pickupskjerm gjør også ventingen mer oversiktlig.

Gjesten slipper å stå helt inntil disken for å passe på at maten ikke forsvinner.

De kan trekke seg tilbake og følge med på skjermen.

Men her er en viktig detalj:

Pickupskjermen bør styres av statusen fra utleveringen.

Ikke av den første prep-stasjonen som blir ferdig.

Når servitøren eller den som pakker maten bekrefter at hele ordren er klar, kan ordren vises som klar for gjesten.

Da følger skjermene samme virkelighet.

6. Hele ordreveien må testes samlet

Det holder ikke å teste kiosken alene.

Du må teste hele ordreveien fra bestilling til riktig produksjonsstasjon.

Legg inn en ordre som faktisk utfordrer oppsettet.

For eksempel:

En burger med ekstra ost, pommes frites, én drikke og én dessert.

Se deretter hva som skjer.

Kommer burgeren til riktig skjerm?

Kommer pommes fritesen til frityren?

Kommer drikken dit den skal?

Ser utleveringen hele bestillingen?

Forsvinner ikke hele ordren bare fordi én stasjon markerer sin del som ferdig?

Kommer ordren på pickupskjermen først når maten faktisk kan hentes?

Dette er mye viktigere enn at kiosken ser bra ut på åpningsdagen.

Flyten må fungere når køen kommer.

7. Nettverk og strøm er også kiosk-utstyr

Skjermer får mye oppmerksomhet.

Nettverket gjør ikke det.

Før det slutter å fungere.

Kiosk, betaling, KDS og pickupskjerm er alle avhengige av at infrastrukturen rundt dem fungerer slik løsningen er satt opp.

Derfor bør du vite:

• hvilke enheter som bruker kabel
• hvilke som bruker Wi-Fi
• hvor aksesspunktene står
• hvilke enheter som trenger internett
• hva som fortsatt fungerer lokalt dersom forbindelsen ut forsvinner
• hva som skjer med betaling og ordre ved et avbrudd

Det er også verdt å teste hva som fortsatt må fungere når internett forsvinner før restauranten åpner.

Ikke vent til lørdagsrushet med å finne svaret.

8. Fjernstyring blir viktig når skjermene blir mange

Én kiosk og et par skjermer er relativt enkelt å håndtere.

Ti restauranter med flere kiosker, KDS-er og pickupskjermer er noe helt annet.

Da trenger du kontroll over selve enhetene.

Jeg ville derfor valgt maskinvare som kan inngå i en MDM- eller annen fjernstyringsløsning.

Det gjør det mulig å håndtere ting som:

• riktig applikasjon eller URL
• programvareoppdateringer
• om enheten er online
• om feil enhet eller app kjører
• restart
• fjernsupport

Kommersiell Android-maskinvare fra blant annet Elo kan administreres gjennom EloView, som er laget for sentral administrasjon av blant annet kiosker og digitale skjermer.

Dette blir ekstra viktig for pickupskjermen.

Hvis skjermen er kritisk for at gjestene skal få maten sin, bør support også kunne finne ut hvorfor den er svart.

Ikke bare få beskjed om at «TV-en virker ikke».

Trenger du fortsatt printer?

Ikke nødvendigvis til produksjonen.

Et KDS-oppsett kan erstatte tradisjonelle kjøkkenbonger.

Men printer kan fortsatt være relevant til andre oppgaver.

For eksempel dersom du ønsker papirkvittering, etiketter, ordrenummer eller en definert reserveløsning.

Poenget er at printeren bør ha en bestemt funksjon.

Ikke installer en printer bare fordi «det pleier å stå en printer der».

Slik ville jeg bygget flyten

En god kioskflyt bør være enkel å forklare:

Gjesten bestiller og betaler i kiosken.

Ordren sendes automatisk til riktig prep-KDS.

Hver stasjon produserer sin del.

En egen KDS ved utlevering samler status på hele ordren.

Når alt er ferdig, bekrefter utleveringen ordren.

Deretter vises ordren som klar på pickupskjermen.

Gjesten henter maten.

Det er hele systemet.

Ingen trenger å rope.

Ingen trenger å kopiere en ordre.

Ingen trenger å spørre tre stasjoner om ordre 128 er ferdig.

En kiosk er et system, ikke en skjerm

Det er den viktigste konklusjonen.

Kiosken kan være flott.

Betalingen kan være rask.

Menybildene kan være perfekte.

Men hvis resten av restauranten ikke vet hva som skal skje etter at gjesten trykker «betal», har du ikke automatisert bestillingsflyten.

Du har bare digitalisert starten av den.

Bygg derfor kioskløsningen baklengs fra utleveringen.

Hvordan skal gjesten få maten?

Hvordan vet servitøren at hele ordren er komplett?

Hvordan vet hver prep-stasjon hva den skal lage?

Og hvordan kommer ordren dit automatisk?

Når du kan svare tydelig på de spørsmålene, begynner kiosken å gjøre jobben den faktisk er satt inn for.