Varetelling tar hele kvelden. Likevel kan lagerbeholdningen være feil dagen etter.

Du teller flaskene.

Veier råvarene.

Kontrollerer kjøl, frys, tørrlager og bar.

Flere timer senere er varetellingen endelig ferdig.

Likevel stemmer ikke lageret når restauranten åpner igjen.

Det betyr ikke nødvendigvis at noen har telt dårlig.

Ofte betyr det at tellingen fanget flere forskjellige tidspunkter, måleenheter og varebevegelser i samme resultat.

Da kan en grundig varetelling gi et imponerende presist bilde av noe som aldri faktisk eksisterte.

I dette innlegget skal vi se på hvorfor det skjer, og hvordan du bygger en tellerutine som gir tall du faktisk kan bruke.

Dette skal vi gå gjennom

• Hvorfor tellingstidspunktet betyr mer enn mange tror
• Hvordan salg under tellingen skaper avvik
• Hvorfor åpne beholdere og varer i produksjon gir feil
• Hvordan måleenheter ødelegger lagerverdien
• Hva feilregistrerte leveranser gjør med beholdningen
• Hvordan du organiserer en mer pålitelig varetelling

1. Du teller ikke ett tidspunkt

La oss si at du begynner å telle tørrlageret klokken 21.30.

Deretter tar du kjølerommet klokken 22.15.

Baren blir ikke ferdig før klokken 00.30.

Tellingen ser ut som én samlet lagerbeholdning.

Men det er den ikke.

Tørrlageret viser beholdningen klokken 21.30. Baren viser beholdningen tre timer senere.

Mellom disse tidspunktene kan restauranten ha solgt mat og drikke, produsert varer, åpnet nye forpakninger og kastet råvarer.

Sluttresultatet blander dermed flere forskjellige øyeblikksbilder.

Jo lenger tellingen varer, desto større blir risikoen.

Løsningen er å definere et tydelig skjæringstidspunkt.

Alt salg, alle leveranser, overføringer og svinnregistreringer før dette tidspunktet skal tilhøre perioden du avslutter.

Alt som skjer etterpå, skal tilhøre neste periode.

Det enkleste er vanligvis å telle etter at salget har stoppet, eller før neste dags produksjon begynner.

Du trenger ikke nødvendigvis telle alt samtidig.

Men alle som deltar, må vite hvilket tidspunkt tallene skal representere.

2. Det selges varer mens du teller

Dette er en klassiker i restauranter som teller før siste gjest har gått.

En ansatt teller 24 flasker vin.

Fem minutter senere selger baren én av dem.

Hva skal stå i lageret?

24 eller 23?

Begge tallene kan være riktige, avhengig av om salget kom før eller etter skjæringstidspunktet.

Problemet oppstår når tellingen registrerer 24 flasker, mens salgsrapporten også tar med flasken som senere ble solgt.

Da blir den samme flasken både beholdning og forbruk.

Det samme skjer på kjøkkenet.

Kjølerommet telles mens det fortsatt produseres mat. En beholder med saus står på lagerlisten, men kjøkkenet bruker halvparten før kvelden er over.

Tellingen er allerede feil før den blir lagret.

Du har tre muligheter:

1. Stopp all varebevegelse i området mens det telles.
2. Tell først etter at produksjon og salg er avsluttet.
3. Registrer alle bevegelser som skjer etter at området er telt.

Det tredje alternativet kan fungere.

Men det krever disiplin.

I praksis er det tryggere å fjerne så mye aktivitet som mulig mens tellingen pågår.

3. Måleenhetene betyr forskjellige ting

En vare kan kjøpes i kartonger, lagres i pakker og brukes i gram.

Det er her mange varetellinger sprekker.

Se for deg en kartong med seks flasker olje.

Leverandøren fakturerer én kartong.

Lagerlisten spør etter antall flasker.

Den som teller, skriver inn 2 fordi det står to kartonger på hyllen.

Systemet tolker det som to flasker.

Resten av tellingen kan være perfekt.

Likevel blir både lagerverdi og forbruk feil.

Hver vare trenger derfor en fast telleenhet.

Det kan være:

• Stykk
• Flaske
• Kilo
• Liter
• Pakke
• Kartong
• Fat

Enheten må stå tydelig i tellelisten.

Ikke bare varenavnet.

«Tomatpuré» er ikke nok.

Skriv heller «Tomatpuré, boks à 800 gram, telles i bokser».

Da slipper den som teller å gjette.

Innkjøpsenheten og telleenheten kan være forskjellige. Da må systemet ha en korrekt omregningsfaktor mellom dem.

Hvis én kartong inneholder seks flasker, må alle vite om tallet 1 betyr én kartong eller én flaske.

4. Åpne beholdere blir vurdert forskjellig

Hele forpakninger er enkle.

Åpne forpakninger er verre.

Hvor mye er igjen i en åpnet vinflaske?

Er en halv gastronormbeholder med saus egentlig 50 prosent full?

Inneholder melspannet seks eller ni kilo?

To ansatte kan se på samme beholder og registrere helt forskjellige mengder.

Da får du variasjon uten at det har skjedd noe med det faktiske forbruket.

Bestem derfor hvordan åpne varer skal telles.

Dyre varer bør veies eller måles.

Billigere varer kan vurderes etter faste brøker, for eksempel:

• Tom
• En kvart
• Halv
• Tre kvart
• Full

Metoden må passe verdien og bruken.

Det er liten gevinst i å veie hver åpne ketchupflaske med høy presisjon. En åpnet flaske med kostbar brennevin eller en beholder med dyrt protein fortjener mer nøyaktighet.

Det viktigste er at teamet bruker samme metode hver gang.

Konsekvent tilnærming er ofte mer nyttig enn falsk presisjon.

5. Varer i produksjon forsvinner mellom lagerområdene

Råvarer slutter ikke å eksistere fordi kjøkkenet har begynt å bearbeide dem.

Likevel forsvinner de ofte fra varetellingen.

Ti kilo rått kjøtt tas ut fra kjølerommet.

Kjøkkenet trimmer, porsjonerer og marinerer kjøttet.

Når tellingen starter, står råvaren ikke lenger på lagerplassen.

Samtidig teller ingen det som ligger på prepstasjonen.

Systemet tror varen er brukt.

Men den ligger fortsatt i restauranten.

Det samme gjelder:

• Sauser under nedkjøling
• Ferdig porsjonerte proteiner
• Deig til heving
• Marinader
• Ferdigkuttet garnityr
• Halvfabrikata mellom to produksjonssteg

Før tellingen begynner, må dere bestemme hvordan varer i produksjon skal håndteres.

Enten teller dere dem som råvarer basert på mengden som gikk inn.

Eller så oppretter dere egne prepvarer med oppskrift og beholdning.

En ferdig saus kan for eksempel være en egen lagervare. Når sausen produseres, trekkes ingrediensene ut, og den ferdige mengden legges inn.

Det viktige er at varen ikke forsvinner mellom råvarelageret og produksjonen.

6. Leveransen finnes fysisk, men ikke i systemet

Leverandøren kommer med varer fredag ettermiddag.

Varene settes på kjøl.

Fakturaen eller følgeseddelen blir liggende på kontoret til mandag.

Varetellingen fredag kveld inkluderer varene fysisk.

Men lagerstyringen viser ikke at de er mottatt.

Da har du større sluttlager uten tilsvarende innkjøp i perioden.

Resultatet kan se ut som om vareforbruket har falt kraftig.

Neste periode registrerer du leveransen. Da kommer innkjøpet inn uten at varene øker fysisk, fordi de allerede ble telt forrige gang.

Nå ser vareforbruket plutselig for høyt ut.

Du har ikke nødvendigvis et reelt driftsproblem.

Du har et tidsproblem i registreringen.

Alle leveranser må derfor registreres i riktig periode.

Kontroller særlig:

• Leveranser på telledagen
• Delleveranser
• Erstatningsvarer
• Retur til leverandør
• Varer som ble mottatt uten følgeseddel
• Varer som ble levert til feil lagersted

En leveranse er ikke ferdig mottatt når eskene står på gulvet.

Den er ferdig mottatt når fysisk innhold, dokumentasjon og system stemmer.

7. Du finner tellefeilen, men retter feil sted

La oss si at systemet viser 18 flasker.

Du teller 16.

Det er fristende å endre beholdningen til 16 og gå videre.

Da blir lageret riktig akkurat nå.

Men du vet fortsatt ikke hvorfor de to flaskene manglet.

Kanskje noen registrerte leveransen feil.

Kanskje flaskene står på et annet lager.

Kanskje en intern overføring mangler.

Kanskje varen ble solgt under feil produktknapp.

Kanskje den ble brukt til personaldrikke, smaksprøver eller reklamasjoner.

En lagerjustering retter beholdningen.

Den retter ikke årsaken.

Store eller gjentakende avvik bør derfor undersøkes før de nullstilles.

Det betyr ikke at du må etterforske hver sitron.

Prioriter varer som er:

• Dyre
• Utsatt for svinn
• Solgt i høyt volum
• Ofte feil i tellingen
• Kritiske for viktige retter
• Vanskelige å erstatte raskt

Det er bedre å undersøke fem viktige avvik grundig enn å bruke hele natten på små forskjeller uten økonomisk betydning.

En sammenligning mellom teoretisk og faktisk varekost gjør det lettere å finne hvilke avvik som fortjener oppmerksomhet.

Slik bygger du en mer pålitelig varetelling

En god varetelling starter før noen begynner å telle.

Bruk denne rekkefølgen:

1. Bestem skjæringstidspunktet

Skriv ned nøyaktig dato og klokkeslett.

Avklar hvilke salg, leveranser og bevegelser som skal være med.

2. Registrer alt som har skjedd

Før tellingen bør dere kontrollere leveranser, retur, svinn, personalmat og interne overføringer.

Ikke vent med registreringen til dagen etter.

3. Reduser varebevegelsen

Tell etter stengetid eller før produksjonen starter.

Om mulig bør ferdig telte områder ikke brukes før tellingen er avsluttet.

4. Bruk samme telleenhet hver gang

Skriv enheten tydelig ved hver vare.

Legg inn korrekte omregninger mellom kartong, pakke, stykk, kilo og liter.

5. Bestem hvordan åpne varer skal måles

Velg veiing, volum eller faste brøker.

Bruk strengere metode på varer med høy verdi.

6. Ta med varer i produksjon

Gå gjennom prepstasjoner, kjøkkenbenker, bar, kjøl og nedkjøling.

Alt som restauranten eier på skjæringstidspunktet, må havne et sted i tellingen.

7. Tell i samme rekkefølge

Bruk en fast rute gjennom lageret.

For eksempel tørrlager, kjølerom, fryser, kjøkken, bar og eksternt lager.

Det reduserer risikoen for at varer hoppes over eller telles to ganger.

8. Kontroller de største avvikene med en gang

Ikke vent til neste uke.

Tell kritiske varer på nytt mens området fortsatt er urørt og de som telte husker hva de gjorde.

En god telling handler ikke bare om å telle riktig

Varetellingen kan være matematisk korrekt og fortsatt gi feil styringsinformasjon.

Det skjer når varene, salget og registreringene tilhører forskjellige tidspunkter.

Derfor må du kontrollere mer enn antallet på hyllen.

Du må kontrollere hele bevegelsen:

Hva kom inn?

Hva ble solgt?

Hva ble produsert?

Hva ble flyttet?

Hva ble kastet?

Og hva var faktisk igjen på skjæringstidspunktet?

Når disse delene henger sammen, blir varetellingen mer enn en lang kveld med bokser, flasker og regneark.

Den blir et reelt verktøy for bedre lagerkontroll.

Start med én endring ved neste telling:

Bestem et tydelig skjæringstidspunkt før dere begynner.

Det alene kan forklare flere av avvikene dere ellers ville brukt neste uke på å lete etter.